Wynajem czy zakup urządzenia wielofunkcyjnego – odwieczny dylemat przedsiębiorców

Zamysł stworzenia wszystkiego elektronicznie był dobry, jednak w rzeczywistości okazuje się, że wiele dokumentów musi mieć odzwierciedlenie w papierze. Do tego niezbędny jest odpowiednio działający sprzęt typu drukarka, skaner czy ksero a najlepiej urządzenie 3 w 1. Nasuwa się więc pytanie co wybrać- kupno sprzętu na własność czy podpisanie umowy na wynajem. Aby podjąć właściwą decyzję należy spojrzeć na problem z różnych perspektyw.

1. Poniesione koszty

Pierwszoplanową rolę jak to zwykle bywa odgrywają koszty związane zarówno z nabyciem jak i wynajmem. Kupno urządzenia wielofunkcyjnego na firmę z pierwszego punktu widzenia można powiedzieć, że stanowi same plusy. Czy aby na pewno są to same zalety zwłaszcza dla właściciela firmy?

Kupno sprzętu z pewnością jest o tyle komfortowe, że nie zobowiązuje do spłacania comiesięcznych rat, które w rezultacie często dają większy koszt niż pierwotna cena sprzętu. Minusem zakupu z pewnością będzie spora inwestycja finansowa, którą równie dobrze można byłoby przeznaczyć na inny cel w firmie. Oprócz tego koszty zużycia sprzętu, jego naprawa, konserwacja oraz obsługa spoczywa na głowie prezesa firmy bądź osoby odpowiedzialnej za tę rolę w firmie. Dla osób, które nie chcą pokładać dużych inwestycji z pewnością rozsądnym wyborem będzie zawarcie umowy na wynajem bowiem niesie to ze sobą zapłatę stałej co miesięcznej raty wcześniej zresztą ustalonej na dogodnych warunkach. Rozwiązanie to nie wymaga dużych kosztów, nie ma też rozczarowania bądź zaskoczenia w kwestii płatności bo rata jest wcześniej znana. Ponadto koszty za zakup przedsiębiorca może wrzucić w koszty uzyskania przychody.

2. Szybki postęp technologiczny

W dobie stale rozwijającej się technologi gdzie urządzenia są coraz bardziej ulepszane by sprostać oczekiwaniom klientów oraz by były jak najbardziej użyteczne nie ulega wątpliwości, że po jakimś czasie zakupiony sprzęt może stać się niewystarczająco dobry i wystarczający na obecne potrzeby. Urządzenia wielofunkcyjne to inteligentne sprzęty, które posiadają zintegrowane funkcje. Funkcje druku bezprzewodowego czy dwustronnego to już standard w takich urządzeniach. Cloud Printing czyli drukowanie z chmury, Scan-to-Cloud skanowanie do chmury gdzie otrzymane pliki można zapisać bezpośrednio na Dysku Google, nowoczesne metody uwierzytelniania przez odcisk palca to kolejne z bardziej nowoczesnych opcji występujących w urządzeniach wielofunkcyjnych. Decydując się na zakup na własność w przypadku postępu technologicznego można stracić bo sam zakup wiążę przedsiębiorcę do użytkowania ze sprzętu którego zakupił. Jeżeli na rynek wchodzą bardziej ulepszone modele, które są bardziej pożądane do pracy w firmie właściciel jedyne co może zrobić to sprzedać obecny sprzęt i zakupić bardziej ulepszony ale zwykle musi dołożyć do tego ze swojej kieszeni. Sam wynajem w tym przypadku jest bardziej opłacalny ze względu na możliwość wymiany sprzętu na nowszych w trakcie trwania umowy bez obaw o obecny sprzęt.

3. Koszty eksploatacji

Eksploatacja sprzętu to często pomijany temat przy zakupie bądź wynajmie bo główną uwagę przykuwa cena za samo urządzenie bądź rata przy umowie na wynajem. A tak naprawdę ważne są oba aspekty. Sam koszt sprzętu jest ważny niemniej jednak to ile kosztów generują tonery, które trzeba regularnie wymieniać, naprawa urządzenia w przypadku awarii oraz części niezbędne do prawidłowej pracy urządzenia to druga sprawa, której nie można zbagatelizować przed podjęciem decyzji. Nikt nie lubi nie potrzebnych i ukrytych kosztów, które czasem potrafią zwalić z nóg.

4. Kiedy wynajem jest dobrym rozwiązaniem?

Wynajem sprzętu to rozwiązanie przede wszystkim trafione dla firm, które dobrze prosperują i posiada płynność finansową. Przedsiębiorstwa, które swoją działalność opierają na ingerencji papieru i druku oraz podejmują projekty terminowe, w trakcie których potrzebne jest im urządzenie wielofunkcyjne na dany okres trwania projektu.

5. Kiedy warto dokonać zakupu?

Zakup urządzenia wielofunkcyjnego jest uzasadniony gdy jest ono w firmie potrzebne ale nie jest eksploatowane bez przerwy. Działalność firmy nie wymaga na bieżąco coraz to nowszych technologii i bardziej funkcjonalnego sprzętu bo obecny jest wystarczający. Ponoszone koszty co miesiąc w tym przypadku za wynajem sprzętu byłyby znacznie wyższe niż potrzeba użytkowania sprzętu. Sam zakup sprzętu w tym przypadku jest opłacalny i z biegiem czasu zainwestowane środki zwrócą się. Przedsiębiorstwa posiadające nadwyżki finansowe dokonują zakupu jako inwestycje wykazując w ten sposób poniesione koszty.

Rozstrzygnięcie dylematu przedsiębiorców pomiędzy zakupem a wynajmem to bardzo indywidualna sprawa. Przed inwestycją właściciel firmy powinien zrobić dogłębną analizę za i przeciw: jakiego sprzętu wymaga prowadzona przez niego działalność, na co stawia nacisk czy jest to sprzęt, który ma być powszechnie używany do potrzeb biurowych czy sprzęt ten stanowić będzie podstawę funkcjonowania firmy bo głównie na nim się ona opiera. Dopiero po pełnej analizie można podjąć ostateczną decyzję.

Więcej o urządzeniach wielofunkcyjnych przeczytasz na Optima-MD.com – zapraszamy!