Księgowość w spółce z o.o. – biuro rachunkowe czy własna księgowa?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to taki rodzaj działalności gospodarczej, która wymaga prowadzenia pełnej księgowości w formie ksiąg rachunkowych. W tym przypadku wszystkie obowiązki księgowe i podatkowe muszą być prowadzone z najwyższą skrupulatnością. Są one coraz większe wraz z rozwijaniem się spółki. Dlatego nie jest dobrym pomysłem prowadzenie księgowości w spółce z o.o. na własną rękę, zwłaszcza jeżeli przedsiębiorca nie posiada specjalistycznej wiedzy.

Wady i zalety zatrudniania własnej księgowej

Główną zaletą zatrudniania księgowej na etacie jest uzyskanie w ten sposób stałego dostępu do wszystkich dokumentów oraz ich błyskawiczny przepływ. Księgowa jest dostępna w „pokoju obok” i zawsze może pomóc w udzieleniu porady czy rozwiązaniu problemu. Możemy również poprosić ją o bieżące przedstawianie raportów finansowych czy prowadzenie spraw kadrowych. Jeżeli zatrudniony specjalista księgowości okaże się osobą zaufaną, wówczas zyskamy poczucie bezpieczeństwa, iż poufne dane spółki nie przedostaną się w niepowołane ręce. Lojalna i identyfikująca się z wartościami firmy księgowa będzie również miała poczucie odpowiedzialności za jej losy. Dzięki temu unikamy sytuacji, że osoba taka będzie podchodziła nierzetelnie do swoich obowiązków czy celowo narażała firmę na szkody.

Niestety lista wad związanych z zatrudnianiem księgowej w spółce z o.o. jest znacznie dłuższa. Przede wszystkim są one związane z wysokimi kosztami. Będziemy w tym przypadku musieli w każdym miesiącu wypłacać jej pensję oraz opłacać składki na ZUS oraz ubezpieczenie zdrowotne. Poza tym staniemy przed koniecznością poniesienia kosztów związanych ze stworzeniem stanowiska pracy. Absolutne minimum to zakup biurka, fotela, komputera, drukarki oraz materiałów biurowych. Konieczne będzie także zainwestowanie w oprogramowanie księgowe, a także przeprowadzanie jego bieżących aktualizacji. Aby zminimalizować ryzyko błędów, warto również zapewnić pracownikowi cykliczne szkolenia z zakresu zmian w prawie księgowym i podatkowym. Wadą zatrudniania księgowej na etacie jest poza tym ryzyko popadnięcia z nią w konflikt. Wówczas może ona chociażby przekazać poufne dane przedsiębiorstwa w ręce konkurencji. Nawet chwilowa nieobecność pracownika (np. z powodu urlopu czy chorobowego) naraża ponadto spółkę na utratę stabilności.

Wady i zalety współpracy z biurem rachunkowym

Alternatywą dla księgowej na etacie jest skorzystanie z usług biura rachunkowego. W tym przypadku ponoszone koszty są zdecydowanie niższe. Płacimy najczęściej stały abonament i możemy zapomnieć o sprawie. Nie musimy przejmować się szkoleniami ani kupowaniem jakiegokolwiek sprzętu czy oprogramowania. Biuro rachunkowe może poza tym działać sprawniej niż księgowa, ponieważ zwykle w rozwiązywanie określonych spraw księgowych są zaangażowane zespoły specjalistów, a nie jedynie jedna osoba. Poza kwestiami finansowymi, zaletą takiego rozwiązania jest oszczędność przestrzeni biurowej, gdyż dokumenty księgowe będą znajdować się w rękach zewnętrznej firmy. Ogromną zaletę biura rachunkowego stanowi poza tym zachowanie ciągłości – nie musimy martwić się nieobecnością pojedynczego pracownika. Warto zdecydować się na takie rozwiązanie również ze względu na to, że większość biur rachunkowych posiada stosowne ubezpieczenie OC. W sytuacji narażania spółki na szkodę w związku z błędami księgowymi, możemy domagać się odszkodowania. Przedstawiciele biura będą nas także reprezentowali przed urzędami w razie ewentualnej kontroli.

Potencjalną wadą biura rachunkowego może być brak ciągłego dostępu do dokumentacji oraz czasochłonność związana z dostarczaniem dokumentów. Na szczęście nowoczesne biura umożliwiają ich wygodne przesyłanie drogą elektroniczną, co zajmuje tylko chwilę. Ewentualne utrudnienie wiąże się również z niewielką kontrolą nad zadaniami wykonywanymi przez pracowników biura rachunkowego.

Jednym z nowocześniejszych jest Tax Bonus – biuro rachunkowe z Dąbrowy Górniczej, które oprócz dużego doświadczenia w rozliczaniu spółek z o.o. posiada również nowoczesne rozwiązania księgowe, które umożliwiają nie tylko automatyzację zadań, ale również minimalizację ryzyka związanego z etapem wprowadzania danych do systemów księgowych. Dzięki nowoczesnym technologiom biuro rachunkowe Tax Bonus jest w stanie lepiej i szybciej wykonywać swoje zadania, eliminując niemalże całkowicie kwestie błędów, zarówno po swojej stronie, jak i po stronie zlecającego księgowość przedsiębiorcy. Oprócz prowadzenia księgowości w spółce z o.o. biuro rachunkowe z Dąbrowy Górniczej oferuje pełne wsparcie w zakresie doradztwa podatkowego oraz inne przydatne w spółce usługi np. kadrowo-płacowe.

Podsumowując, skorzystanie z usług zewnętrznej firmy jest w przypadku spółki z o.o. zdecydowanie lepszym rozwiązaniem niż zatrudnianie księgowej na etacie. Za takim wyborem przemawiają przede wszystkim niższe koszty oraz możliwość ubiegania się o odszkodowanie w przypadku szkód spowodowanych popełnieniem błędów w księgowości.