Wiele firm coraz częściej stara się ograniczać wydatki związane z obsługą swojego biura. Ważnym elementem jest w takiej sytuacji zwrócenie uwagi na koszty, które pochłaniają miedzy innymi sprzęty biurowe i są bezpośrednio związane z ich funkcjonowaniem.
Należy tutaj wymienić miedzy innymi koszty związane z papierem oraz materiały eksploatacyjne jak bębny, tusze, tonery do drukarek – w zależności od posiadanego sprzętu drukującego. Oczywiście jeszcze do niedawna wiele firm nie inwestowało w drogi sprzęt wielofunkcyjny i część spraw związanych z drukowaniem zlecała małym oficynom oferującym druk cyfrowy. Było to jednak o tyle kłopotliwe, że wiązało się przede wszystkim z umawianiem terminu, dojazdem dowozem i odbiorem wydrukowanych materiałów. Dzięki pojedynczej inwestycji w dobry, profesjonalny sprzęt drukujący, owe problemy logistyczne przestały mieć racji bytu. Aktualnie większość firm ma na stanie przynajmniej jedną drukarkę, a część z nich posiada drogie markowe urządzenia.
Firmy starają się ciąć koszty, również w obszarze drukowania i znacznie częściej niż to było kiedyś, decydują się na alternatywy czyli zamienniki do drukarek. Wprawdzie posiadając markowy sprzęt można mieć pewne obawy o użycie zamienników, jednak we współczesnych warunkach wielu producentów zamienników wytwarza je w zgodzie z normami ISO dotyczącymi jakości i ochrony środowiska. Spełnienie tychże norm, niemalże w 100% gwarantuje odpowiedni poziom zamienników, który jest bezpieczny dla sprzętu drukującego i może zostać z powodzeniem wykorzystany jako alternatywa przy drukowaniu.
Przy użytkowaniu sprzętu drukującego warto wziąć pod uwagę 3 znaczące czynniki, które mają wpływ na obniżenie kosztów druku:
- Dobry sprzęt drukujący czyli Sprzęt wiadomego pochodzenia, z gwarancją jakości.
- Dobre zamienniki / tusze czy bębny do drukarek.
- Serwisowanie co przekłada się na szybką naprawę sprzętu, w przypadku wystąpienia usterki.
W praktyce oznacza to, że po pierwsze, kupujemy sprzęt nowy lub używany, ale sprawdzony, z gwarancją, tylko od dystrybutorów wiarygodnych, którzy mają renomę na rynku. Tego typu informacje można znaleźć w Internecie i poczytać opinie o każdym sklepie, jak i czy wywiązuję się odpowiednio między innymi z zakresu dystrybucji i serwisu. Nieznane firmy, które chcą szybko się wzbogacić, potrafią sprzedawać sprzęt po-serwisowy, jako nowy, czy z ukrytymi wadami fabrycznymi, lub jeżeli chodzi o sprzęt używany np. bez gwarancji rozruchowej.
Kolejną bardzo istotną sprawą są części zamienne i materiały eksploatacyjne, których używamy do naszych urządzeń drukujących. Głównie należą do nich, tusze, tonery czy bębny. Bardzo ważne, żeby części zamienne do naszych drukarek , posiadały wszystkie niezbędne certyfikaty jakości, oczywiście jeśli wybieramy zamienniki. Tańsze bowiem, nie zawsze oznacza gorsze, natomiast ważne, żeby pochodziły od zaufanych producentów, cieszących się renomą na rynku, np. na stronie www.artjet.pl można kupić dobre materiały eksploatacyjne w przystępnych cenach, znajdziemy tam tusze i tonery, jak również bębny do drukarek. Oferowane rzeczy są sprawdzone i pochodzą od wiarygodnych dostawców, z związku z czym o ich jakość nie musimy się bać.
Kolejnym bardzo ważnym elementem wpływającym na wydajność druku w firmie, jest odpowiednie dbanie i serwisowanie sprzętu. Warto pamiętać przede wszystkim o regularnym czyszczeniu zewnętrznej powierzchni drukarek. Warto też regularnie usuwać kurz ze wszystkich elementów, co spowoduje, ze nasza drukarka będzie pracować bezawaryjnie i na przykład nie będzie zapychać się. Raz na rok (przy dużej, codziennej eksploatacji) warto oddać sprzęt do sprawdzonego serwisu, który wyczyści elementy wewnętrzne z kurzu, do których nie mamy dostępu z zewnątrz.